COME PARTECIPARE

La segreteria organizzativa (tel. 041.59.50.612) si rende disponibile a fornire ogni aiuto per l’espletamento delle pratiche di prenotazione del viaggio di istruzione Beach&Volley School.

1. Richiesta di preventivo del viaggio di istruzione
L’Istituto scolastico contatta la segreteria organizzativa (tel. 041.595.06.12 | e-mail: scuola@radunisportivi.it) e verifica la disponibilità dei posti letto nel periodo prescelto. L’Istituto scolastico compila la richiesta di preventivo (vedi pag. 40 del catalogo). La richiesta di preventivo potrà essere compilata anche on line accedendo alla sezione “Documenti“. La richiesta di preventivo ha valore di semplice opzione e non di prenotazione.

2. Invio dell’offerta
Entro dieci giorni lavorativi dalla ricezione della richiesta di preventivo la segreteria organizzativa formalizzerà l’offerta che sarà inviata all’Istituto scolastico che ne valuterà l’approvazione. Ogni eventuale richiesta di modifica all’offerta (ad esempio la variazione del numero partecipanti) dovrà essere comunicata alla segreteria organizzativa tramite e-mail (scuola@radunisportivi.it) che provvederà, quindi, a formalizzare una nuova offerta.

3. Scheda di partecipazione, scheda attività, acconto
A) Accettata l’offerta, l’Istituto scolastico compilerà e invierà tramite e-mail (scuola@radunisportivi.it), in alternativa tramite fax (041.595.14.82), la scheda di partecipazione e la scheda attività ricevute contestualmente all’offerta.
B) Una volta ricevuta la “scheda di partecipazione”, la segreteria organizzativa emetterà la fattura (fattura elettronica per le scuole pubbliche) per il pagamento dell’acconto. L’istituto scolastico provvederà, quindi, al pagamento dell’acconto tramite bonifico bancario (DURC e conto dedicato sono disponibili su richiesta). Il bonifico bancario dovrà essere effettuato a favore di Raduni Sportivi srl (via Milano, 2/B – 30020 Marcon – Ve) sul c/c n. 1313 del Banco Popolare – Filiale di Venezia, San Leonardo, 1906 – IBAN: IT61 L 05034 02013 000000001313); nella causale dovrà essere indicato: nome dell’Istituto scolastico seguito dalla dicitura Viaggio di istruzione).

4. Contratto di vendita e documentazione finale
A) Al ricevimento dell’acconto la segreteria organizzativa invierà all’Istituto scolastico il contratto di vendita (conferma della partecipazione) e il Registro partecipanti.
B) L’Istituto scolastico, entro dieci giorni lavorativi, provvederà a inviare il contratto di vendita firmato e il Registro partecipanti compilato seguendo le indicazioni ed eventuali certificazioni mediche attestanti celiachie, intolleranze alimentari, ecc. – La documentazione sopra elencata dovrà essere inviata tramite e-mail (scuola@radunisportivi.it).

5. Saldo, recessi, assegnazione alloggi e programma attività
A) La segreteria organizzativa invierà la fattura del saldo entro trenta giorni antecedenti la data di partenza. L’Istituto scolastico (DSGA) provvederà al pagamento del saldo (mandato di pagamento) tramite bonifico bancario. L’acconto e il saldo dovranno essere pari all’importo indicato nell’offerta senza ingiustificati trattenimenti di costi e/o oneri bancari (art. 5 delle “Condizioni generali di vendita di pacchetto turistico”). Il saldo avverrà, nei modi e nei tempi stabiliti fra le parti e comunque entro e non oltre cinque giorni dal rientro dal viaggio. Per i recessi sarà addebitato l’importo della penale nella misura indicata all’art. 7 delle “Condizioni generali di vendita di pacchetto turistico”. E’ importante che gli studenti e le rispettive famiglie siano informati al momento dell’iscrizione circa l’esistenza e l’entità delle penali applicate in caso di recesso. A tal proposito, in fase di prenotazione è consigliata la stipulazione del pacchetto assicurativo (vedi “Coperture assicurative”).
B) Nella settimana antecedente la partenza, la segreteria organizzativa invierà al Docente di riferimento l’assegnazione degli alloggi (prospetto con il numero delle unità abitative assegnate al gruppo) e il programma completo delle attività.

6. Documenti e cauzioni da consegnare all’arrivo
Prima della partenza il Docente di riferimento raccoglierà:
• certificati medici per l’attività sportiva non agonistica di tutti gli studenti partecipanti al viaggio. In alternativa, sarà possibile inviare una dichiarazione a firma del Dirigente scolastico nella quale si attesti che i certificati medici degli studenti sono custoditi presso la scuola;
• le carte d’identità dei docenti e degli accompagnatori adulti;
• il deposito cauzionale di euro 10,00 a partecipante. Le cauzioni saranno restituite alla partenza ad avvenuto controllo delle unità abitative;
• tassa di soggiorno: se dovuta, da corrispondere all’arrivo alla struttura ricettiva.

PROCEDURE ALL'ARRIVO

Nei giorni immediatamente precedenti all’arrivo, la segreteria organizzativa contatterà il Docente di riferimento chiedendo la verifica sull’esatto numero dei partecipanti al viaggio e la segnalazione sugli eventuali ritiri e/o sostituzioni dell’ultima ora.

Al momento dell’arrivo (check-in)
a) consegna dei certificati medici (sana e robusta costituzione) o dichiarazione del Dirigente Scolastico che i certificati medici sono custoditi presso l’Istituto scolastico;
b) consegna del prospetto squadre (composizione delle squadre) del torneo finale; il prospetto sarà preventivamente inviato al Docente di riferimento dalla segreteria organizzativa;
c) consegna del prospetto alloggi (piano camere) con l’indicazione del “capo alloggio” per ciascuna unità abitativa assegnata; il prospetto (da compilare) sarà preventivamente inviato al Docente di riferimento dalla segreteria organizzativa;
d) consegna delle carte d’identità dei docenti e degli studenti, se non precedentemente indicati nel registro partecipanti;
e) consegna delle cauzioni per l’importo totale richiesto (euro 10,00/pagante); si chiede di preparare il denaro contato in una busta chiusa;
f) consegna della tassa di soggiorno (se prevista dall’Amministrazione locale) per l’importo totale richiesto; si chiede di preparare il denaro contato in una busta chiusa diversa da quella delle cauzioni.

Procedure in fase di arrivo
Terminate le fasi di accoglienza, il Docente di riferimento sarà accompagnato presso la segreteria organizzativa per la consegna della documentazione di cui ai precedenti punti a) e b); e, quindi, presso la reception del Villaggio per la consegna della documentazione di cui ai precedenti punti c); d); e); f);  dove si provvederà al ritiro delle chiavi degli alloggi.

Gli altri docenti accompagnatori
Mentre il Docente di riferimento sarà impegnato nelle operazioni di check-in più sopra indicate, gli studenti con gli altri adulti al seguito saranno accompagnati negli alloggi dove un responsabile adulto procederà all’assegnazione delle camere, seguendo quanto indicato nel prospetto alloggi (piano camere). In questa fase, allo stesso responsabile saranno consegnati:
• una busta contenente i bracciali colorati identificativi che tutti i componenti del gruppo scolastico dovranno indossare al polso o alla caviglia per l’intera permanenza del viaggio;
• una copia del regolamento generale che dovrà essere messo a conoscenza degli studenti;
• un prospetto per comunicazioni su eventuali anomalie/rotture riscontrate all’interno delle unità abitative assegnate.

Nota: qualora le chiavi delle unità abitative non fossero disponibili al momento dell’arrivo, al gruppo sarà assegnato un momentaneo deposito bagagli.